Nebenkostenabrechnung: Frist, Verteilerschlüssel, Belegeinsicht
Drei Regeln, an denen Abrechnungen scheitern — und die alle im Gesetz stehen.
Die Zwölf-Monats-Frist
Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Das steht in § 556 Absatz 3 BGB. Läuft der Abrechnungszeitraum wie meistens über das Kalenderjahr, heißt das: Die Abrechnung für 2025 muss bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter sein.
„Zugehen" heißt: beim Mieter angekommen, nicht abgeschickt. Wer am 30. Dezember zur Post geht, hat verloren, wenn der Brief am 2. Januar ankommt. Bei knapper Frist: persönlich übergeben oder per Einwurf-Einschreiben.
Der Verteilerschlüssel
Steht im Mietvertrag nichts anderes, wird nach Wohnfläche verteilt (§ 556a BGB). Andere Schlüssel sind zulässig, wenn sie vereinbart sind oder der Verbrauch erfasst wird:
| Schlüssel | Typisch für | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Wohnfläche | Grundsteuer, Versicherung, Hauswart, Gartenpflege | Standard, wenn nichts vereinbart ist |
| Personenzahl | Müll, Wasser ohne Zähler | Vereinbarung im Vertrag |
| Einheiten | Aufzug, Kabelanschluss | Vereinbarung im Vertrag |
| Verbrauch | Heizung, Warmwasser, Kaltwasser mit Zähler | Zähler vorhanden; bei Heizung Pflicht |
Heizung ist ein Sonderfall
Heiz- und Warmwasserkosten müssen nach der Heizkostenverordnung zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche. Reine Flächenverteilung ist hier nicht erlaubt, außer in wenigen Ausnahmefällen wie Passivhäusern.
Was der Mieter darf
Belege einsehen. Jeder Mieter hat das Recht, die Originalrechnungen hinter der Abrechnung zu prüfen — in deinen Räumen oder, bei größerer Entfernung, als Kopie gegen Kostenerstattung. Wer die Einsicht verweigert, riskiert, dass der Mieter die Nachzahlung zurückhält.
Für Einwände hat der Mieter zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Danach ist sie für ihn bindend.