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3. September 2026 · E-Rechnung

E-Rechnungspflicht: Was gilt wann — und für wen

Die Pflicht kommt in Stufen, und die meisten Erklärungen dazu sind länger als nötig. Hier der Zeitplan, danach die drei Fragen, die wirklich jemand stellt.

Der Zeitplan

1.1.2025 Empfangen: alle ohne Ausnahme PDF mit Zustimmung noch erlaubt 31.12.2026 Übergang endet 1.1.2027 Ausstellen: > 800.000 € 1.1.2028 Ausstellen: alle außer § 19 UStG
Empfangen gilt seit 2025 für alle. Ausstellen kommt in zwei Stufen.
Ab wannWerWas gilt
1. Januar 2025Alle Unternehmen in DeutschlandMüssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Keine Ausnahme — auch Kleinunternehmer, Praxen, Vermieter mit Umsatzsteueroption.
bis 31. Dezember 2026AlleÜbergangsphase: Papier und PDF dürfen weiter verschickt werden, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.
1. Januar 2027Über 800.000 € VorjahresumsatzMüssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.
1. Januar 2028Alle UnternehmenPflicht zum Ausstellen für alle inländischen B2B-Umsätze.
dauerhaftKleinunternehmer nach § 19 UStGVom Ausstellen befreit. Vom Empfangen nicht.
Der Punkt, den fast alle überlesenDie Empfangspflicht ist längst da und gilt ohne Ausnahme. Wer heute eine XRechnung bekommt und sie nicht öffnen kann, hat schon jetzt ein Problem — unabhängig davon, ob er selbst je eine ausstellen muss.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Nicht jede Rechnung, die per Mail kommt. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931 — also eine Datei, die ein Programm auslesen kann, ohne dass jemand die Zahlen abtippt. In Deutschland sind das in der Praxis zwei Formate: XRechnung und ZUGFeRD.

Ein PDF, so ordentlich es aussieht, ist keine E-Rechnung. Es ist ein Bild von einer Rechnung. Genau deshalb läuft die Übergangsfrist für PDFs Ende 2026 aus.

Gilt das auch für Privatkunden?

Nein. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Wer an Privatpersonen verkauft, darf weiter Papier oder PDF schicken. Wer an beide verkauft — ein Handwerker etwa —, muss ab 2028 unterscheiden.

Was muss ich jetzt konkret tun?

  1. Empfangen können. Eine XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei öffnen und lesen. Dafür reicht ein Betrachter, ein Buchhaltungsprogramm ist nicht nötig.
  2. Prüfen, ob du ausstellen musst. Über 800.000 € Umsatz: ab 2027. Darunter: ab 2028. Kleinunternehmer: nie.
  3. Archivieren. Die XML-Datei ist das Original und muss acht Jahre aufbewahrt werden — nicht ein Ausdruck davon.
HinweisDas ist eine Zusammenfassung der Rechtslage, keine Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall — etwa bei gemischten Kundengruppen oder Auslandsumsätzen — frag deinen Steuerberater.