ZUGFeRD oder XRechnung — was ist der Unterschied?
Beide sind E-Rechnungen. Beide erfüllen dieselbe europäische Norm. Und trotzdem verwechselt man sie besser nicht.
Der Kern in zwei Sätzen
XRechnung ist eine reine XML-Datei. Ein Mensch kann sie ohne Programm nicht lesen, ein Programm dafür umso besser.
ZUGFeRD ist ein PDF, in dem dieselbe XML-Datei eingebettet steckt. Du siehst eine normale Rechnung, dein Buchhaltungsprogramm sieht die Daten dahinter.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Dateityp | .xml | .pdf (mit XML darin) |
| Ohne Software lesbar | Nein | Ja, das PDF |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Pflicht bei Behörden | Ja, mit Leitweg-ID | Nur im Profil XRECHNUNG |
| Norm | EN 16931 | EN 16931 (ab Profil EN 16931) |
| Entsprechung | Peppol BIS | Factur-X (Frankreich, identisch) |
Die Falle bei ZUGFeRD: Profile
ZUGFeRD gibt es in mehreren Stufen — MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG. Nur ab dem Profil EN 16931 gilt die Datei als E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Ein ZUGFeRD im Profil MINIMUM sieht aus wie eine E-Rechnung, ist aber keine — die Pflichtangaben stehen nicht strukturiert drin.
Wenn du ZUGFeRD-Rechnungen bekommst, lohnt ein Blick ins Profil. Wenn du sie ausstellst, nimm mindestens EN 16931.
Und Factur-X?
Dasselbe wie ZUGFeRD, nur der französische Name. Beide werden seit Jahren gemeinsam entwickelt und sind technisch identisch. Eine Factur-X-Rechnung aus Frankreich kannst du wie ZUGFeRD behandeln.
Welches sollte ich selbst nutzen?
- Rechnung an eine Behörde: XRechnung, keine Wahl. Dazu brauchst du die Leitweg-ID des Empfängers.
- Rechnung an ein anderes Unternehmen: ZUGFeRD ist freundlicher. Der Empfänger sieht sofort eine normale Rechnung, auch ohne Programm. Sein Programm liest trotzdem die Daten.
- Empfangen: Beides muss gehen. Du entscheidest nicht, was dir jemand schickt.
Woran erkenne ich, was ich bekommen habe?
Dateiendung .xml und darin ganz oben <Invoice oder <CrossIndustryInvoice: XRechnung. Dateiendung .pdf, das im PDF-Programm unter „Anhänge" eine XML-Datei zeigt: ZUGFeRD. Ein PDF ohne Anhang ist keine E-Rechnung, egal was im Betreff stand.