Reicht ein PDF mit angehängter XML-Datei?

Nein. Ein ZUGFeRD-PDF muss ein PDF/A-3 sein, die XML mit der richtigen Beziehungsangabe einbetten und passende XMP-Metadaten tragen. Fehlt eines davon, erkennen viele Empfängerprogramme die Rechnung nicht.

Welches ZUGFeRD-Profil soll ich nehmen?

Mindestens EN 16931. Nur ab diesem Profil gilt die Datei als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Pflicht. MINIMUM und BASIC WL reichen dafür nicht.

ZUGFeRD oder XRechnung — was schicke ich?

An Behörden XRechnung, an Unternehmen eher ZUGFeRD: Der Empfänger sieht sofort eine lesbare Rechnung, sein Programm liest trotzdem die Daten.

Ist Factur-X dasselbe?

Ja. Factur-X ist der französische Name für denselben Standard. Eine Factur-X-Rechnung im Profil EN 16931 kannst du wie ZUGFeRD behandeln.

6. September 2026 · E-Rechnung

ZUGFeRD erstellen: Was ein gültiges ZUGFeRD-PDF ausmacht

Eine XML an ein PDF hängen kann jeder. Ein gültiges ZUGFeRD daraus zu machen, ist eine andere Sache — und man sieht der Datei nicht an, welche von beiden man vor sich hat.

Ein PDF mit Anhang ist noch kein ZUGFeRD

Das ist der Punkt, an dem selbstgebaute Lösungen scheitern. Eine XML-Datei an ein PDF anzuhängen kann jedes bessere PDF-Werkzeug. Ein gültiges ZUGFeRD zu erzeugen ist etwas anderes.

Was der Mensch sieht, ist die halbe Miete. Die andere Hälfte sind fünf technische Bedingungen, die keiner sieht.

Die fünf Bedingungen

PDF/A-3. Nicht irgendein PDF, sondern das Archivformat mit eingebetteten Schriften und definiertem Farbraum. PDF/A-3 ist die einzige Variante, die Anhänge erlaubt.
Die XML eingebettet, nicht danebengelegt. Dateiname und Struktur sind vorgegeben.
Die richtige Beziehungsangabe. Im PDF steht, in welchem Verhältnis der Anhang zum Dokument steht. Für ZUGFeRD muss dort Alternative stehen — das sagt: derselbe Inhalt, andere Form.
XMP-Metadaten mit Profilnamen und Version. Daran erkennt das Empfängerprogramm, was es vor sich hat, ohne die XML erst zu öffnen.
Ein Profil ab EN 16931. Darunter fehlen Pflichtangaben, und die Datei zählt gesetzlich nicht als E-Rechnung.

Die Profile, kurz erklärt

Profil	Enthält	Gilt als E-Rechnung
MINIMUM	Nur Kopfdaten und Summen, keine Positionen	Nein
BASIC WL	Wie MINIMUM plus Steueraufschlüsselung	Nein
BASIC	Positionen dabei, aber eingeschränkt	Nein
EN 16931	Vollständig nach europäischer Norm	Ja
EXTENDED	Zusätzliche Felder für komplexe Fälle	Ja
XRECHNUNG	EN 16931 plus deutsche Zusatzregeln	Ja, auch für Behörden

Wie du prüfst, ob deins gültig ist

Nicht mit dem Auge. Ein fehlerhaftes ZUGFeRD sieht aus wie ein richtiges — der Unterschied steckt in den Metadaten. Öffne deine Datei mit einem Betrachter, der die eingebettete XML tatsächlich ausliest. Zeigt er die Rechnung mit allen Positionen an, ist die Einbettung in Ordnung. Zeigt er nichts, ist es eine PDF mit Anhang.

Für die formale Prüfung gibt es freie Werkzeuge wie den Mustang-Validator, der Profil, Metadaten und XML in einem Durchgang testet.

Für die PraxisWenn du Rechnungen an Unternehmen schickst, ist ZUGFeRD die freundlichere Wahl: Wer noch kein Programm dafür hat, sieht wenigstens eine normale Rechnung. An Behörden geht XRechnung, dort ist das PDF ohnehin egal.