E-Rechnungspflicht 2027: Ab wann musst du E-Rechnungen schreiben?
Seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Am 1. Januar 2027 kommt die nächste Stufe: Wer 2026 mehr als 800.000 € umgesetzt hat, darf Firmenkunden keine PDF- oder Papierrechnung mehr schicken. Ab 2028 gilt das für fast alle.
Stand: 30. September 2026 · Rechtslage nach Umsatzsteuergesetz, allgemein erklärt
Drei Stufen, drei Termine
Die Pflicht kommt nicht auf einmal. Wichtig ist, welche Stufe für dich gerade gilt.
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und lesen können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist. Schreiben darfst du bis dahin noch Papierrechnungen — oder normale PDF-Rechnungen, wenn dein Kunde zustimmt.
Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, schickt Firmen in Deutschland nur noch E-Rechnungen.
Die Übergangsfrist endet für alle übrigen Unternehmen. Ausgenommen bleiben nur Kleinunternehmer und einige Sonderfälle.
Betrifft es dich? Drei Fragen.
Die Antwort erscheint sofort. Es wird nichts gespeichert oder gesendet.
Es sind höchstens drei Klicks.
Mit allen Ausnahmen im Detail: der ausführliche E-Rechnungspflicht-Check.
Eine PDF ist keine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Datei, die ein Programm lesen kann, ohne dass jemand etwas abtippt. In Deutschland sind das zwei Formate: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD, eine PDF mit eingebetteter XML. Eine PDF aus Word oder Excel zählt nicht, auch wenn du sie per Mail schickst.
Zählt als E-Rechnung
- XRechnung als UBL- oder CII-Datei
- ZUGFeRD in den Profilen BASIC, EN 16931, EXTENDED oder XRECHNUNG
- Factur-X, das französische Gegenstück zu ZUGFeRD
Zählt nicht
- PDF aus Word, Excel oder einem Rechnungsprogramm ohne XML
- Eingescannte oder abfotografierte Papierrechnung
- ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC WL
Ob eine Datei eine E-Rechnung ist und Summen und Angaben zusammenpassen, zeigt die kostenlose Schnellprüfung — direkt im Browser, ohne Hochladen.
Wann du keine E-Rechnung brauchst
Diese Rechnungen darfst du auch nach 2028 als PDF oder auf Papier schreiben. Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem können.
Privatkunden
Rechnungen an Verbraucher sind nicht betroffen.
Kunden im Ausland
Die Pflicht gilt nur, wenn beide Unternehmen in Deutschland sitzen.
Kleinunternehmer
Wer die Regelung nach § 19 UStG nutzt, ist beim Schreiben ausgenommen.
Kleinbeträge
Rechnungen bis 250 € brutto, etwa Kassenbons.
Fahrkarten
Fahrausweise gelten als Rechnung und bleiben, wie sie sind.
Steuerfreie Leistungen
Etwa Wohnungsvermietung oder Heilbehandlungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Fertig vor der Frist, in fünf Schritten
Posteingang regeln
E-Rechnungen kommen meist als XML-Anhang per Mail. Leg fest, an welche Adresse sie gehen und wer sie öffnet. Zum Lesen reicht unser kostenloser Betrachter.
Archiv klären
Bewahre jede E-Rechnung acht Jahre im Original auf, also die XML-Datei und nicht nur einen Ausdruck.
Stammdaten vervollständigen
Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung und die vollständige Anschrift jedes Kunden. Für Rechnungen an Behörden brauchst du zusätzlich deren Leitweg-ID.
Programm wählen
Es muss XRechnung und ZUGFeRD schreiben und die Datei vor dem Versand prüfen. Eine fehlerhafte E-Rechnung wird vom Kunden zurückgeschickt.
Probe schicken
Schick vor dem Stichtag eine echte E-Rechnung an einen Stammkunden oder deinen Steuerberater und lass dir bestätigen, dass sie ankommt und lesbar ist.
Mit Rechnung OS Desktop ist das erledigt
Rechnung OS Desktop schreibt XRechnung und ZUGFeRD, prüft die wichtigsten Pflichtangaben und Regeln der XRechnung vor dem Festschreiben und öffnet E-Rechnungen aus deinem Posteingang. Nebenbei macht es deine Buchhaltung. Es läuft auf deinem Rechner, für Mac und Windows, ohne Cloud und ohne Abo.
- Rechnung, Gutschrift, Storno und Anzahlung als XRechnung oder ZUGFeRD — Angebot und Mahnung als PDF.
- EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Bankabgleich, DATEV-Export
- Liest ganze Ordner mit E-Rechnungen, sortiert nach Fälligkeit
| Kosten nach drei Jahren, brutto | Betrag |
|---|---|
| Rechnung OS Desktop Standard, einmal gekauft | 39 € |
| Rechnung OS Desktop Premium, einmal gekauft | 59 € |
| sevdesk „Rechnung“, 9,90 € netto im Monat bei 12 Monaten Laufzeit | 424 € |
| Lexware Office M, 12,90 € netto im Monat | 553 € |
| Lexware Office L mit Buchhaltung, 21,90 € netto im Monat | 938 € |
30 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang. Kein Konto, keine Zahlungsdaten, nichts verlängert sich von selbst. Preise der anderen laut Anbieter, Stand 14.10.2026, ohne Aktionen und mit 19 % USt hochgerechnet; sevdesk nennt auf derselben Seite für „Rechnung“ auch 12,90 €. Kostenlos geht es eingeschränkt: bei sevdesk bis 3 E-Rechnungen im Monat, bei Papierkram als XML-Datei. Zum Vergleich.
Wir erinnern dich vor der Frist
Trag deine Mail-Adresse ein. Du bekommst eine Mail Anfang Dezember 2026 und eine im Herbst 2027, jeweils mit den wichtigsten Punkten aus der Checkliste. Sonst nichts.
Abmelden geht jederzeit mit einer kurzen Antwort auf die Mail.
Häufige Fragen
Reicht ab 2027 noch eine PDF-Rechnung per Mail?
Das hängt von deinem Umsatz ab. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €, musst du Firmenkunden in Deutschland ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen schicken. Lag er darunter, darfst du 2027 noch Papierrechnungen verwenden — oder normale PDF-Rechnungen, wenn dein Kunde zustimmt. Ab 1. Januar 2028 reicht eine normale PDF bei Firmenkunden in Deutschland für niemanden mehr, außer für Kleinunternehmer und die gesetzlichen Ausnahmen.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen ihre Rechnungen weiter als PDF oder auf Papier schreiben, auch nach 2028. E-Rechnungen empfangen müssen sie aber seit 2025 trotzdem können.
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-€-Grenze?
Für das Jahr 2027 zählt dein Gesamtumsatz aus dem Jahr 2026. Die Grenze hat nichts mit der Kleinunternehmergrenze zu tun.
Muss ich Privatkunden E-Rechnungen schicken?
Nein. Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland. Privatkunden und Kunden im Ausland bekommen weiter die Rechnung, die du bisher schreibst.
Was passiert, wenn ich trotzdem eine PDF schicke?
Die Rechnung erfüllt dann nicht die gesetzlichen Vorgaben. Das trifft vor allem deinen Kunden, weil sein Vorsteuerabzug daran hängt. Rechne damit, dass Firmenkunden eine korrekte E-Rechnung verlangen und erst dann zahlen.
Wird die Frist noch verschoben?
Bisher nicht. Einzelne Verbände fordern eine Verlängerung, entschieden ist nichts (Stand 30. September 2026). Plane mit den geltenden Terminen.
Brauche ich ein Programm, nur um E-Rechnungen zu empfangen?
Zum Empfangen reicht ein Mail-Postfach. Um eine XRechnung lesen zu können, brauchst du aber ein Programm, das die XML-Datei anzeigt. Unser kostenloser Betrachter macht das direkt im Browser, ohne Upload. Aufbewahren musst du die Originaldatei acht Jahre.
Diese Seite erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Stand: 30. September 2026. Mehr zum Thema: XRechnung erstellen und Was ein gültiges ZUGFeRD-PDF ausmacht.