XRechnung erstellen: Pflichtangaben, Formate und die häufigsten Fehler
Ab 2027 müssen größere, ab 2028 alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Eine XRechnung ist kein hübsches PDF, sondern rund sechzig Felder, die stimmen müssen. Hier steht, welche.
Was eine XRechnung von einer PDF unterscheidet
Eine PDF ist ein Bild von einer Rechnung. Eine XRechnung ist die Rechnung selbst — als Datensatz, den ein Programm ohne Abtippen einliest. Deshalb reicht es nicht, ein PDF hübsch zu gestalten: Es geht darum, rund sechzig Felder korrekt zu füllen.
Die Pflichtangaben
Eine XRechnung muss alle Angaben nach § 14 UStG enthalten — und zusätzlich einige, die das Papier nicht kennt:
| Feld | Was hineingehört |
|---|---|
| Rechnungsnummer | Fortlaufend und lückenlos. Lücken sind bei einer Prüfung erklärungsbedürftig. |
| Rechnungsdatum | Ausstellungsdatum, nicht Versanddatum. |
| Leistungszeitraum | Wann die Leistung erbracht wurde. Pflicht, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht. |
| Verkäufer | Name, vollständige Anschrift, USt-IdNr oder Steuernummer. |
| Käufer | Name und Anschrift. Bei B2B zusätzlich die USt-IdNr, wenn Reverse Charge greift. |
| Käuferreferenz | Bei Behörden die Leitweg-ID, sonst Bestellnummer oder leer. |
| Positionen | Menge mit Einheitencode, Einzelpreis, Steuersatz je Position. |
| Steueraufschlüsselung | Je Steuersatz eine Zeile mit Bemessungsgrundlage und Steuerbetrag. |
| Zahlungsangaben | IBAN, Zahlungsziel, gegebenenfalls Skonto mit Frist. |
Fünf Fehler, an denen Rechnungen scheitern
- Die Summen gehen nicht auf. Positionssummen, Steuerbemessungsgrundlagen und Gesamtbetrag müssen exakt zusammenpassen. Wer intern mit Kommazahlen rechnet statt mit Cent-Beträgen, produziert Abweichungen von einem Cent — und die reichen für eine Ablehnung.
- Steuerkategorie falsch gesetzt. Kleinunternehmer brauchen Kategorie E mit Befreiungsgrund, Reverse Charge die Kategorie AE, innergemeinschaftliche Lieferungen K. Wer überall S einträgt, weil es meistens stimmt, fällt beim ersten Sonderfall durch.
- Leitweg-ID fehlt oder ist alt. Sie gehört zur Behörde, nicht zu dir. Zwei Aufträge derselben Behörde können unterschiedliche IDs haben.
- Einheitencode geraten. Mengen brauchen einen Code aus der UN/ECE-Liste. „Stück" ist kein Code, C62 ist einer.
- Skonto ohne Angabe. Wer Skonto gewährt, muss es mit Prozentsatz und Frist ausweisen — sonst stimmt später die Umsatzsteuer nicht.
Vorher prüfen, nicht nachher
Die KoSIT stellt einen amtlichen Validator bereit — dasselbe Werkzeug, mit dem die Eingangsstellen der Behörden prüfen. Ein gutes Rechnungsprogramm prüft die Datei, bevor sie rausgeht, und sagt dir im Klartext, was fehlt. Wenn deins das nicht tut, schick deine erste XRechnung an dich selbst und öffne sie mit einem Betrachter: Was dort falsch aussieht, sieht beim Empfänger genauso falsch aus.