Support für Handwerker OS Desktop

Wir sind OS Factory in Berlin und antworten selbst, meist innerhalb eines Werktags.

Erste Hilfe im Programm

Erst einmal ansehen

Beim ersten Start zeigt das Programm von selbst einen erfundenen Betrieb mit Kunden, Angeboten, Rechnungen und offenen Posten. Später öffnen Sie ihn jederzeit wieder: Menü Hilfe › „Beispieldaten ansehen“. Ihre eigenen Daten bleiben davon getrennt.

Etwas versehentlich gelöscht oder geändert

Menü Bearbeiten › „Rückgängig“ nimmt den letzten Schritt zurück. Gelöschtes liegt außerdem 30 Tage im Papierkorb: Einstellungen › Daten und Sicherung › Daten › Papierkorb › „Wiederherstellen“.

Wo sind Auswertung, Umsatzsteuer und EÜR?

Links in der Leiste: Die Auswertung steht unter Finanzen, Umsatzsteuer, EÜR und Anlagen unter Buchhaltung. Ein Klick auf einen Bereich zeigt seine Seiten.

Was heißt „So geht's“?

Auf den wichtigsten Seiten steht beim ersten Besuch ein kurzer Hinweis. „Zeig's mir“ hebt den Knopf hervor, mit dem es losgeht; „Verstanden“ blendet den Hinweis aus. Das „?“ oben auf der Seite holt ihn zurück, alle zusammen Einstellungen › Darstellung › Übersicht › „Alle Hinweise wieder zeigen“.

Wo liegen meine Daten?

Nur auf Ihrem Computer. Es gibt kein Konto und keine Cloud. Den Ordner zeigt Menü Hilfe › „Datenordner im Finder zeigen“. Gesichert wird jeden Tag von selbst; die Sicherungen finden Sie unter Einstellungen › Daten und Sicherung › Sicherung. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Ich habe bisher mit Handwerker OS im Browser gearbeitet.

In der Browser-Version unter Einstellungen „Backup herunterladen (.json)“ wählen. In Handwerker OS Desktop dann Einstellungen › Daten und Sicherung › Daten › „Aus Handwerker OS im Browser“ und diese Datei auswählen. Vor dem Übernehmen sehen Sie eine Vorschau. Kunden, Angebote, Projekte (im Programm heißen sie Baustellen), Stunden und Rechnungen kommen mit; ausgestellte Rechnungen behalten ihre Nummer und ihren Betrag.

Ich möchte Kunden oder meine Preisliste aus Excel übernehmen.

Einstellungen › Daten und Sicherung › Daten › „Aus Excel oder CSV“. Das Programm erkennt die Spalten selbst und zeigt vor dem Übernehmen jede Zeile. Was es schon gibt, wird nicht doppelt angelegt.

Eine Rechnung lässt sich nicht festschreiben.

Der Entwurf zeigt selbst an, was noch fehlt – zum Beispiel der Leistungszeitraum, die Steuernummer in den Firmendaten oder die Angabe beim Kunden, ob er Privat- oder Gewerbekunde ist. Davon hängen der Ausweis nach § 35a, § 13b und der Verzugszins ab.

In einer festgeschriebenen Rechnung ist ein Fehler.

Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern; so verlangen es die Regeln für die Buchführung. Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie „Stornieren“ (hebt sie ganz auf) oder „Gutschrift“ (für einen Teil). Danach schreiben Sie die richtige Rechnung neu.

Wie schicke ich ein Angebot, eine Rechnung oder Unterlagen per E-Mail?

Überall, wo ein Papier jemand anderen erreichen soll, steht „Per E-Mail senden“: an Angeboten und Rechnungen, bei Mahnungen (gleich nach dem Schreiben), beim Nachfassen eines Angebots, am Aufmaßblatt und Arbeitsnachweis, beim Stundennachweis fürs Lohnbüro und unter Buchhaltung › Für den Steuerberater (DATEV, Rechnungsliste, EÜR in einer E-Mail). Empfänger, Betreff und ein Standardtext stehen schon da; die Adressen von Steuerberater und Lohnbüro merkt sich das Programm. Abgeschickt wird erst im Mailprogramm, von Ihnen. Auf dem Mac mit Apple Mail hängen die Dateien gleich an (macOS fragt beim ersten Mal, ob das Programm Mail steuern darf: „OK“ – es legt nur die neue E-Mail an). Mit einem anderen Mailprogramm – auf dem Mac oder unter Windows – öffnet sich die E-Mail mit dem Text, und die Dateien liegen im Ordner Downloads › Handwerker OS Desktop zum Hineinziehen. Hängt Ihr Mailprogramm Ihre Signatur an, setzen Sie im Dialog den Haken „Gruß weglassen“ – das Programm merkt sich das. Die Standardtexte ändern Sie unter Einstellungen › Papiere › Texte.

Ich ziehe auf einen neuen Mac um.

Am alten Mac unter Einstellungen › Daten und Sicherung › Sicherung mit „Anderen Ordner wählen“ einen Ordner festlegen, den Sie mitnehmen können (zum Beispiel auf einem USB-Stick), und „Jetzt sichern“. Am neuen Mac das Programm installieren und beim Einrichten im Schritt „Daten übernehmen“ erst „Aus einer Sicherung“, dann „Andere Datei wählen“. Später geht dasselbe unter Einstellungen › Daten und Sicherung › Sicherung › „Sicherung aus einer Datei zurückspielen“.

Ich möchte noch einmal von vorn anfangen.

Einstellungen › Daten und Sicherung › Daten › „Alles zurücksetzen“. Das Programm sichert zuerst den jetzigen Stand und ist danach leer wie beim ersten Start. Die Sicherung holen Sie zurück, wann Sie wollen: beim Einrichten im Schritt „Daten übernehmen“ über „Aus einer Sicherung“ oder später unter Einstellungen › Daten und Sicherung › Sicherung.

Was passiert, wenn mein Abo endet?

Ihre Daten bleiben. Sie können weiter alles ansehen, drucken, exportieren und sichern; nur Ändern und Neuanlegen geht erst wieder mit Lizenz. Verwalten oder kündigen lässt sich das Abo bei Apple: im Programm unter Lizenz › „Abo bei Apple verwalten oder kündigen“.

Ich habe schon gekauft, das Programm zeigt aber keine Lizenz.

Menü Handwerker OS Desktop › „Käufe wiederherstellen“. Dafür müssen Sie am Mac mit dem Apple-Account angemeldet sein, mit dem Sie gekauft haben.

Stimmen die Angaben zur Steuer?

Das Programm setzt um, was Sie eintragen: Kleinunternehmer nach § 19, Bauleistungen nach § 13b, den Ausweis nach § 35a bei Privatkunden, Verzugszinsen nach § 288 BGB. Es ersetzt keine Steuerberatung – besprechen Sie Zweifelsfälle mit Ihrem Steuerberater.

Ersetzt das Programm meinen Steuerberater?

Nein. Umsatzsteuer-Voranmeldung, EÜR, Abschreibung und DATEV-Export rechnet das Programm aus Ihren Angaben; die Zuordnung zu Kennziffern und Konten beruht auf Annahmen. Prüfen Sie die Werte, bevor Sie sie an das Finanzamt übermitteln, oder geben Sie sie Ihrem Steuerberater (Buchhaltung › Für den Steuerberater). Den ganzen Haftungsausschluss finden Sie im Programm unter Hilfe › „Haftungsausschluss …“.

Baustellen-App fürs Handy

Wie kommt die Baustellen-App aufs Handy?

Im Programm links „Baustellen-App“ öffnen und auf „Handy verbinden“ klicken (oder Menü Ablage › „Handy verbinden“) und den Code mit der Kamera des Handys scannen. Die App öffnet sich und zeigt, wie sie auf den Startbildschirm kommt. Danach die App vom Startbildschirm öffnen, auf „Code fotografieren“ tippen und den Code am Bildschirm fotografieren. Die App kostet nichts und braucht kein Konto.

Die App liest den Code nicht.

Näher herangehen, bis der Code das Bild fast ausfüllt. Spiegelungen auf dem Bildschirm vermeiden und den Bildschirm hell stellen. Das Fenster des Programms so groß lassen, dass der ganze Code zu sehen ist. Auf Android fragt das Handy beim ersten Mal, ob der Browser die Kamera benutzen darf – bitte erlauben. Hilft das nicht: ein Bildschirmfoto des Codes aufs Handy schicken und in der App „Bild mit Code auswählen“ wählen.

Eine neue Baustelle fehlt in der App.

Im Programm in „Handy verbinden“ auf „Liste aktualisieren“ klicken und den Code in der App noch einmal fotografieren (auf „Heute“ unten der Knopf mit dem Namen, dann „Code fotografieren“). Ihre Einträge auf dem Handy bleiben. In den Code passen die neuesten laufenden Baustellen (je nach Länge der Namen etwa 10 bis 13); eine ältere legen Sie in der App mit „Neue Baustelle“ an und ordnen sie beim Einlesen zu.

Wie kommen Adresse und Ansprechpartner aufs Handy?

Im Programm die Baustelle öffnen und oben unter „Mehr“ „Fürs Handy“ wählen. Der Baustellen-Zettel bringt die Adresse der Baustelle, Ansprechpartner, Telefon und Ihren „Hinweis fürs Team“ (zum Beispiel wo der Schlüssel liegt) aufs Handy: in der App auf „Heute“ unten auf den Knopf mit dem Namen tippen, dann auf „Code fotografieren“, und den Code fotografieren. Ansprechpartner und Telefon lassen sich im Dialog abwählen. Ein neuer Zettel ersetzt den alten.

Wie kommt das Paket ins Programm?

In der App „Tagesbericht senden“ wählen und die Datei an den Büro-Rechner schicken – eine Datei mit der Endung .hwpaket oder, wenn die App so eingestellt ist, den Tagesbericht als PDF. Dort ins Fenster des Programms ziehen oder im Programm links „Baustellen-App“ öffnen und auf „Tagesbericht einlesen“ klicken; eine .hwpaket-Datei lässt sich auch doppelt anklicken. Vor dem Einlesen sehen Sie eine Vorschau und können einzelne Einträge abwählen. Was schon eingelesen ist, kommt nicht doppelt.

Das Programm meldet: „In dieser PDF-Datei steckt kein Baustellen-Paket“.

Die Einträge stecken im Tagesbericht selbst, als Datei im PDF. Wird das PDF gedruckt oder als Bild verschickt, gehen sie verloren. Lassen Sie sich die Datei noch einmal so schicken, wie die App sie erzeugt hat. Kommt das öfter vor, stellt der Mitarbeiter in der App unter „Dieses Handy“ bei „Senden als“ auf „Nur die Paket-Datei“ und sendet noch einmal; die Einträge liegen 14 Tage auf dem Handy.

Was ist ein Rapport?

Der Zettel, den der Kunde auf der Baustelle unterschreibt: was gemacht wurde, wie viele Stunden, welches Material. Er bestätigt Stunden und Material – er ist keine Abnahme. Im Programm liegt er nach dem Einlesen als PDF bei den Fotos und Dokumenten der Baustelle; an den Stunden und am Material steht „vom Kunden bestätigt“. Gebucht wird nichts doppelt.

In der Vorschau steht „doppelt?“ an einer Zeit.

Für dieselbe Person steht zur selben Uhrzeit schon etwas im Programm – meist, weil zwei Handys dieselbe Arbeitszeit erfasst haben. Die Zeit ist deshalb nicht vorgewählt. Stimmt sie trotzdem, setzen Sie den Haken.

Das Programm meldet: „… von einem Handy, das nicht mit diesem Betrieb verbunden ist“.

Die App war beim Senden noch nicht mit Ihrem Programm verbunden – oder mit einem anderen Betrieb. Sind es Ihre Baustellen, setzen Sie den Haken „Ja, trotzdem einlesen“ und ordnen sie Ihren Baustellen im Programm zu. Damit die Meldung künftig ausbleibt, verbinden Sie das Handy einmal über „Handy verbinden“.

Der Kunde war nicht da – wie rechne ich die Anfahrt ab?

In der App auf der Baustelle „Kunde nicht da?“ wählen: Die App führt durch den Nachweis – Termin und Ankunft, Foto der Klingel, Anruf beim Kunden, Wartezeit, auf Wunsch ein Zeuge mit Unterschrift, Abfahrt und Ihre Unterschrift. Mit dem nächsten Tagesbericht kommt alles ins Programm: Der Nachweis liegt als PDF bei der Baustelle, und die Übersicht zeigt unter „Heute zu tun“ „Vergebliche Anfahrt abrechnen“. Ein Klick legt die Rechnung „Anfahrt (vergeblich)“ als Entwurf an. Ohne App tragen Sie die Anfahrt bei der Baustelle unter „Mehr“ › „Vergebliche Anfahrt festhalten“ ein. Ihre Pauschale hinterlegen Sie unter Einstellungen › Papiere › Texte; dann nennt jedes neue Angebot sie – Privatkunden müssen den Betrag vorher kennen.

Von wem kam zuletzt ein Paket?

Im Programm zeigt „Baustellen-App“ unter „Handys“ jedes Handy, von dem schon ein Paket eingelesen wurde: wer gesendet hat und wann.

Ich habe ein neues Handy.

Vorher auf dem alten Handy „Tagesbericht senden“. Die Einträge liegen nur auf dem Handy und ziehen nicht von selbst um. Das neue Handy verbinden Sie wie beim ersten Mal.

Rückerstattung

Käufe im Mac App Store erstattet Apple: reportaproblem.apple.com.