Kleinunternehmer und E-Rechnung: Was seit 2025 gilt – und was nicht

Kurz gesagt: Empfangen musst du E-Rechnungen schon heute. Schreiben musst du sie als Kleinunternehmer nie. Die Stolperfalle liegt woanders – bei der Umsatzgrenze.

Das Wichtigste in drei Schritten

Die Umsatzgrenzen seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 ist die Kleinunternehmerregelung eine echte Steuerbefreiung mit neuen Grenzen: Dein Gesamtumsatz darf im Vorjahr höchstens 25.000 € betragen haben und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreiten. Gerechnet wird netto, also ohne Umsatzsteuer, nach den tatsächlich eingenommenen Beträgen. Verkäufe von Geräten oder Fahrzeugen aus deinem Betrieb zählen nicht mit.

Im Gründungsjahr gilt nur die Grenze von 25.000 € – gemessen am tatsächlichen Umsatz dieses Jahres.

Empfangen: Pflicht – aber einfach

Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ausdrücklich auch Kleinunternehmer. Was das praktisch heißt:

• Ein E-Mail-Postfach reicht. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig, ein Portal-Zugang auch nicht.
• Du musst die Datei lesen können. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die ohne Programm wie Zeichensalat aussieht. Ein Betrachter zeigt sie als normale Rechnung – unser kostenloser E-Rechnungs-Betrachter zum Beispiel, direkt im Browser.
• Du kannst nicht auf Papier bestehen. Schickt dir ein Lieferant eine E-Rechnung, hast du keinen Anspruch auf eine zusätzliche PDF- oder Papierrechnung.

Lieferanten dürfen dir weiterhin Papier oder PDF schicken, zum Beispiel bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, bei Fahrkarten und – bis Ende 2026 – ganz allgemein.

Schreiben: dauerhaft freiwillig

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als „sonstige Rechnung“ ausstellen (§ 34a UStDV): auf Papier jederzeit, als PDF mit Zustimmung deines Kunden – die braucht keine Form, es reicht, wenn er deine PDF-Rechnungen wie bisher annimmt. Das gilt auch nach 2027 und 2028, wenn alle anderen Unternehmen umstellen müssen.

Freiwillig darfst du eine echte E-Rechnung schicken, seit dem BMF-Schreiben vom Oktober 2025 auch ohne Zustimmung des Empfängers. Dann muss sie der Norm EN 16931 entsprechen: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC WL. Wann sich das lohnt: bei Firmenkunden, deren Buchhaltung die Daten direkt übernehmen will, und bei Behörden, die oft nur XRechnung annehmen.

Was auf deine Rechnungen gehört

Pflicht sind Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Betrag und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Das Gesetz schreibt keinen Wortlaut vor; eine umgangssprachliche Formulierung reicht, solange klar ist, dass keine Umsatzsteuer anfällt. Eindeutig ist: „Steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG“.

Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt § 34a nicht ausdrücklich – schreib sie trotzdem drauf. Und weise nie Umsatzsteuer aus: Sonst schuldest du sie dem Finanzamt, obwohl du Kleinunternehmer bist. Alle Angaben im Detail: Rechnung schreiben: alle Pflichtangaben.

Die neue Kleinunternehmer-Identifikationsnummer mit dem Zusatz „EX“ brauchst du nur, wenn du die Kleinunternehmerregelung auch in anderen EU-Ländern nutzen willst. Für Kleinunternehmer, die nur in Deutschland arbeiten, ändert sich nichts.

E-Rechnungen richtig aufbewahren

Empfangene E-Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf – und zwar die Datei selbst, unverändert. Ein Ausdruck oder ein Screenshot ersetzt die XML-Datei nicht. Bei ZUGFeRD zählt der eingebettete XML-Teil; das PDF drumherum musst du nur zusätzlich aufheben, wenn darin weitere steuerlich wichtige Angaben stehen. Schreib keine Vermerke in die Datei, sondern lege sie so ab, wie sie gekommen ist, und denk an eine Sicherung.

Wenn du über die Grenze kommst

Das ist der Punkt, an dem es teuer werden kann: Überschreitet dein Umsatz im laufenden Jahr 100.000 €, endet die Kleinunternehmerregelung sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist steuerpflichtig. Ab dann schreibst du Rechnungen mit Umsatzsteuer – und für die E-Rechnung gelten die normalen Übergangsfristen.

Behalte deinen Umsatz deshalb übers Jahr im Blick, nicht erst bei der Steuererklärung.

Checkliste für Kleinunternehmer

• Deinen Lieferanten eine E-Mail-Adresse für Rechnungen nennen.
• Einen Betrachter für XRechnung und ZUGFeRD griffbereit haben.
• E-Rechnungen als Originaldatei acht Jahre aufbewahren, mit Sicherung.
• Auf eigenen Rechnungen den Hinweis auf die Steuerbefreiung prüfen.
• Keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Den Umsatz laufend gegen 25.000 € und 100.000 € halten.