Rechnung schreiben: Alle Pflichtangaben – mit Muster und Checkliste

Zehn Angaben machen eine Rechnung ordnungsgemäß. Fehlt eine, kann dein Kunde im Zweifel die Vorsteuer nicht abziehen – und du schreibst die Rechnung noch einmal.

Die Pflichtangaben an einem Muster

So sieht eine vollständige Rechnung eines Unternehmers an einen anderen Unternehmer aus. Die Nummern gehören zur Liste darunter.

Die zehn Pflichtangaben nach § 14 UStG

1. Name und Anschrift von dir und deinem Kunden – vollständig, nicht nur der Firmenname.
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von dir. Die persönliche Steuer-ID gehört nicht auf die Rechnung.
3. Ausstellungsdatum.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die es nur einmal gibt.
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung. „Beratung“ allein ist zu wenig, „Beratung Website-Relaunch, 6 Stunden“ reicht.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Der Kalendermonat genügt. Fällt die Leistung auf den Tag der Rechnung, musst du das trotzdem angeben – ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ reicht.
7. Entgelt nach Steuersätzen aufgeteilt, dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung wie Skonto oder Bonus.
8. Steuersatz und Steuerbetrag – oder bei einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf.
9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, wenn du für Privatleute Arbeiten an Haus oder Grundstück abrechnest: Sie müssen die Rechnung zwei Jahre aufheben.
10. Das Wort „Gutschrift“, wenn nicht du, sondern dein Kunde die Abrechnung ausstellt.

Für 2026 sind keine neuen Pflichtangaben dazugekommen.

Rechnungsnummer: fortlaufend, aber nicht lückenlos

Die Nummer muss einmalig sein und einer erkennbaren Reihe folgen. Buchstaben sind erlaubt, mehrere Nummernkreise auch – etwa einer pro Jahr („2026-0042“) oder einer pro Kunde. Eine Lücke in der Reihe ist kein Fehler, doppelt vergebene Nummern dagegen schon.

Kleinbetragsrechnung: bis 250 € reicht weniger

Bei Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) genügen fünf Angaben: Name und Anschrift von dir, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag in einer Summe und der Steuersatz. Kundenname, Rechnungsnummer und Steuernummer darfst du weglassen. Kleinbetragsrechnungen dürfen auch nach 2027 noch als Papier oder PDF verschickt werden.

Die Vereinfachung gilt nicht für Lieferungen in andere EU-Länder und nicht, wenn die Steuerschuld auf den Kunden übergeht (Reverse Charge).

Als Kleinunternehmer

Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreiben eine vereinfachte Rechnung (§ 34a UStDV): Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Betrag – und der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Eine feste Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor; eindeutig ist zum Beispiel „Steuerfrei als Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG“.

Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt § 34a nicht ausdrücklich. Schreib sie trotzdem drauf – für deine eigene Buchhaltung und weil viele Kunden danach fragen. Und: Weist du als Kleinunternehmer doch Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt. Mehr dazu im Artikel Kleinunternehmer und E-Rechnung.

Sonderfälle

• Reverse Charge (§ 13b UStG), zum Beispiel Bauleistungen an Bauunternehmer oder Dienstleistungen an Firmen im EU-Ausland: keine Umsatzsteuer ausweisen, dafür der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bei EU-Kunden gehören beide USt-IdNrn. auf die Rechnung.
• Lieferung an Unternehmen in der EU: USt-IdNr. von dir und deinem Kunden und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• Anzahlung oder Abschlag: Die Rechnung muss als solche erkennbar sein, die Schlussrechnung zieht die Abschläge samt Steuer wieder ab. Wie das geht, steht in Abschlagsrechnung und Schlussrechnung.
• Storno: Nenne eine Stornorechnung nicht „Gutschrift“. Das Wort ist für Abrechnungen reserviert, die dein Kunde ausstellt.

Wann die Rechnung raus muss

Arbeitest du für ein anderes Unternehmen oder machst du Arbeiten an Haus oder Grundstück eines Privatkunden, musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Bei Kunden im EU-Ausland gilt: bis zum 15. des Folgemonats. Wer leichtfertig gar keine oder eine verspätete Rechnung schreibt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 €.

Wie lange du Rechnungen aufbewahren musst

Seit 2025 gilt für Rechnungen und Buchungsbelege eine Frist von acht Jahren statt zehn. Sie beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. 2026 darfst du also Belege aus 2017 und früher vernichten – es sei denn, eine Betriebsprüfung oder ein Einspruch läuft noch. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.

Und die E-Rechnung?

An den Pflichtangaben ändert die E-Rechnung nichts – sie müssen nur im strukturierten Teil der Datei stehen. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung; gemeint sind Formate nach der Norm EN 16931 wie XRechnung oder ZUGFeRD. Empfangen können muss sie seit 2025 jedes Unternehmen. Ausstellen musst du sie an Firmenkunden ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, ab 2028 fast immer. Alle Termine stehen auf der Seite zur E-Rechnungspflicht 2027; den Unterschied der Formate erklärt ZUGFeRD oder XRechnung.

Die häufigsten Fehler

• Leistung zu ungenau beschrieben („Dienstleistung“, „Material“).
• Leistungsdatum fehlt, weil es mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
• Rechnungsnummer doppelt vergeben.
• Steuernummer fehlt oder die private Steuer-ID steht drauf.
• Falscher Steuersatz, zum Beispiel 7 % statt 19 %.
• Kleinunternehmer weist Umsatzsteuer aus.
• Bei Reverse Charge fehlt der Hinweis – oder es steht doch Umsatzsteuer drauf.

Ein Fehler lässt sich berichtigen: mit einem Dokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Stimmten Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und Steuer schon im Original, wirkt die Berichtigung laut Finanzverwaltung zurück.