Abschlagsrechnung und Schlussrechnung: Abschläge richtig abziehen – mit Rechenbeispiel

Der teuerste Fehler steht oft in der letzten Zeile: Abschläge brutto vom Netto abgezogen oder die Steuer darauf vergessen – und schon schuldest du sie doppelt.

Abschlag, Anzahlung, Schlussrechnung – was ist was?

Eine Abschlagsrechnung stellst du für einen Teil der Arbeit, der schon erledigt ist – etwa nachdem Wände und Decken gestrichen sind, aber die Lackarbeiten noch fehlen. Eine Anzahlung verlangst du, bevor gearbeitet wird. Umsatzsteuerlich werden beide gleich behandelt. Die Schlussrechnung rechnet am Ende den ganzen Auftrag ab und zieht alles ab, was schon bezahlt ist.

Wann du Abschläge verlangen darfst

• Werkvertrag nach BGB (§ 632a): Du darfst Abschläge in Höhe des Werts der erbrachten Leistung verlangen. Dazu gehört eine Aufstellung, mit der dein Kunde schnell und sicher prüfen kann, was gemacht ist – zum Beispiel ein Aufmaß.
• Verbraucherbauvertrag (§ 650m BGB): Beim Bau eines neuen Hauses oder einem erheblichen Umbau für Privatleute dürfen alle Abschläge zusammen höchstens 90 % der Vergütung erreichen, und bei der ersten Abschlagszahlung steht dem Kunden eine Sicherheit von 5 % zu. Wer nur ein einzelnes Gewerk ausführt, hat meist keinen Verbraucherbauvertrag – für den typischen Maler- oder Fliesenauftrag gelten diese Grenzen dann nicht.
• VOB/B (§ 16): Abschläge sind 21 Tage nach Zugang der Aufstellung fällig, die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung. Die VOB/B gilt nur, wenn sie vereinbart ist – bei Privatkunden ist sie selten sinnvoll.

Was auf die Abschlagsrechnung gehört

• Als Abschlags- oder Anzahlungsrechnung erkennbar bezeichnet.
• Eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Alle Pflichtangaben einer normalen Rechnung.
• Welche Leistung abgerechnet wird; als Leistungszeitpunkt reicht der voraussichtliche Monat.
• Teilbetrag netto, Steuersatz und Umsatzsteuer getrennt.
• Bei Privatkunden: der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht.

Arbeitest du als Subunternehmer für einen Bauunternehmer, schuldet dieser die Umsatzsteuer (§ 13b UStG) – auch bei Abschlägen. Dann steht auf der Abschlagsrechnung keine Steuer, sondern der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Wann die Umsatzsteuer fällig wird

Bei Abschlägen entsteht die Umsatzsteuer, sobald das Geld eingeht – nicht schon mit der Rechnung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG). Das gilt auch, wenn du sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst. Du meldest die Steuer also in dem Monat oder Quartal an, in dem dein Kunde gezahlt hat.

Rechenbeispiel: Schlussrechnung mit zwei Abschlägen

Ein Malerbetrieb übernimmt ein Treppenhaus für 20.000 € netto. Während der Arbeiten kommt ein Nachtrag über 1.500 € dazu. Zwei Abschläge über 6.000 € und 8.000 € netto sind bezahlt.

Wichtig ist die Form: Die Schlussrechnung nennt den ganzen Auftrag mit seiner Steuer und zieht davon die bezahlten Abschläge mit ihrer Steuer ab – am besten mit Nummer und Datum der Abschlagsrechnungen. Alternativ darfst du eine Restrechnung schreiben, die nur den noch offenen Teil der Leistung mit seiner Steuer abrechnet.

Zwei Fehler, die richtig Geld kosten

Fehler B: Die Steuer der Abschläge wird nicht abgesetzt. Wer die Abschläge nur als „bereits gezahlt“ abzieht, ohne die darin enthaltene Umsatzsteuer auszuweisen, weist in der Schlussrechnung die volle Steuer von 4.085 € aus – und schuldet sie nach § 14c UStG auch, obwohl er 2.660 € davon schon mit den Abschlägen abgeführt hat. Das Geld ist erst zurück, wenn die Rechnung berichtigt ist.

Wann die Schlussrechnung fällig wird – und verjährt

Beim normalen Werkvertrag ist der Restbetrag mit der Abnahme fällig. Bei Bauverträgen und unter VOB/B braucht es zusätzlich eine prüffähige Schlussrechnung: Erhebt dein Kunde nicht binnen 30 Tagen begründete Einwände, gilt sie als prüffähig. Die Forderung verjährt nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie fällig wurde. Eine vergessene Schlussrechnung kann also bares Geld kosten.

Bei Privatkunden: Lohnanteil ausweisen

Privatkunden können 20 % der Arbeitskosten von ihrer Steuer abziehen. Das geht nur, wenn der Lohnanteil aus der Rechnung hervorgeht – auch bei Abschlagsrechnungen, wenn der Auftrag über den Jahreswechsel läuft. Wie du ihn ausweist: Handwerkerleistungen nach § 35a auf der Rechnung.

Checkliste für die Schlussrechnung

• Als Schlussrechnung bezeichnet, mit eigener Nummer.
• Gesamtleistung inklusive aller Nachträge, netto und mit Steuer.
• Jeder Abschlag mit Nummer, Datum, Netto und Steuer abgezogen.
• Restbetrag netto, Steuer und brutto.
• Bei Privatkunden: Lohnanteil und Aufbewahrungshinweis.