Nebenkostenabrechnung erstellen: Schritt für Schritt – mit Beispiel
Bis zum 31. Dezember 2026 muss die Abrechnung für 2025 bei deinem Mieter sein. In sieben Schritten kommst du zu einer Abrechnung, die einer Prüfung standhält – mit durchgerechnetem Beispiel.
Die Frist zuerst: 31. Dezember 2026
Abgerechnet wird über höchstens zwölf Monate, meist über das Kalenderjahr. Die Abrechnung muss deinem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende dieses Zeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Für das Jahr 2025 heißt das: Sie muss bis zum 31. Dezember 2026 bei ihm sein. Danach kannst du keine Nachzahlung mehr verlangen – ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen. Mehr zu Frist und Belegeinsicht: Nebenkostenabrechnung: Frist, Verteilerschlüssel, Belegeinsicht.
Für 2025 gilt zum ersten Mal die neue Grundsteuer. Nimm den neuen Bescheid, nicht den alten Betrag aus dem Vorjahr.
In sieben Schritten zur Abrechnung
Von den Belegen bis zum Brief
Grundsteuerbescheid, Wasser und Abwasser, Müll, Versicherungen, Hausstrom, Hauswart, Heizung und Messdienst.
Nur Kostenarten der Betriebskostenverordnung, die dein Mietvertrag nennt. Reparaturen und Verwaltung bleiben bei dir.
Wohnfläche, wenn nichts vereinbart ist; Verbrauch, wo Zähler laufen; Personen oder Einheiten, wenn vereinbart.
Meist aus der Einzelabrechnung des Messdienstes: 50 bis 70 % nach Verbrauch, dazu die CO₂-Aufteilung.
Die Tage, an denen eine Wohnung leer stand, trägst du selbst.
Die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen – nicht die vereinbarten.
Nachweisbar bis 31.12.2026, mit einer Zahlungsfrist für eine Nachzahlung.
Schritt 1 und 2: Belege sammeln und aussortieren
Leg dir alle Rechnungen und Bescheide des Jahres nebeneinander: Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Straßenreinigung und Müll, Gebäude- und Haftpflichtversicherung, Hausstrom, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Hauswart, Schornsteinfeger und die Heizkostenabrechnung des Messdienstes.
Umlegen darfst du nur, was die Betriebskostenverordnung nennt und dein Mietvertrag vereinbart. Raus fallen Reparaturen, Verwaltung und Kontoführung. Achte auf versteckte Anteile: Steckt in der Rechnung des Hauswarts auch eine Reparatur, rechnest du sie heraus. Kabel-TV-Gebühren darfst du seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlegen. Die ganze Liste: Umlagefähige Nebenkosten.
Schritt 3 und 4: Schlüssel und Heizkosten
Steht im Mietvertrag nichts anderes, verteilst du nach Wohnfläche. Was über Zähler erfasst wird, verteilst du nach Verbrauch (§ 556a BGB). Andere Schlüssel – etwa Personen für Wasser und Müll – gelten, wenn sie vereinbart sind. Wichtig ist, dass du für eine Kostenart in allen Wohnungen denselben Schlüssel benutzt.
Heiz- und Warmwasserkosten verteilst du nach der Heizkostenverordnung zu 50 bis 70 % nach Verbrauch, den Rest nach Fläche. Die Zahlen liefert meist der Messdienst je Wohnung. Bei Öl und Gas kommt die Aufteilung der CO₂-Kosten nach dem Stufenmodell dazu. Fehlt die verbrauchsabhängige Abrechnung, darf der Mieter seinen Heizkostenanteil um 15 % kürzen, fehlt die CO₂-Aufteilung, um 3 %.
Rechenbeispiel: Haus mit drei Wohnungen
Ein frei erfundenes Haus mit drei Wohnungen: Erdgeschoss 70 m² mit zwei Personen, 1. Obergeschoss 50 m² mit einer Person, Dachgeschoss 80 m² mit zwei Personen – zusammen 200 m² und fünf Personen. Laut Mietvertrag werden Wasser, Abwasser und Müll nach Personen verteilt, alles andere nach Wohnfläche. Abgerechnet wird das Jahr 2025. Die Heizkosten kommen aus der Einzelabrechnung des Messdienstes dazu; im Beispiel lassen wir sie weg, damit der Rechenweg klar bleibt.
| Kostenart | Gesamt € | Schlüssel | EG € |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 600,00 | 70/200 m² | 210,00 |
| Gebäudeversicherung | 900,00 | 70/200 m² | 315,00 |
| Hausstrom | 240,00 | 70/200 m² | 84,00 |
| Wasser und Abwasser | 1.800,00 | 2/5 Pers. | 720,00 |
| Müllabfuhr | 480,00 | 2/5 Pers. | 192,00 |
| Summe | 4.020,00 | 1.521,00 |
Ergebnis für die Wohnung im Erdgeschoss
Schritt 5: Mieterwechsel taggenau
Im Obergeschoss zieht der alte Mieter zum 31. März 2025 aus, der neue ab 1. April ein. Das Jahr 2025 hat 365 Tage: 90 davon entfallen auf den alten, 275 auf den neuen Mieter. Von 150,00 € Grundsteueranteil der Wohnung (600 € × 50/200 m²) trägt der alte Mieter 150,00 € × 90/365 = 36,99 €, der neue 150,00 € × 275/365 = 113,01 €.
Grundsteueranteil der Wohnung im Obergeschoss, 2025
Steht eine Wohnung eine Zeit lang leer, rechnest du genauso – den Anteil der leeren Tage trägst du selbst. Kosten nach Verbrauch teilst du nach den Zählerständen beim Auszug.
Schritt 6: Was in der Abrechnung stehen muss
- Der Abrechnungszeitraum.
- Die Wohnung, um die es geht.
- Die Gesamtkosten jeder Kostenart.
- Der Verteilerschlüssel je Kostenart – erklärt, wenn er nicht aus sich heraus verständlich ist.
- Die Berechnung des Anteils deines Mieters.
- Der Abzug der tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen und das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben.
Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam – als hättest du gar nicht abgerechnet. Innerhalb der Frist kannst du sie neu schicken. Ein einzelner falscher Betrag macht die Abrechnung dagegen nicht unwirksam, er wird korrigiert.
Tipp: Weise die Kosten für Hauswart, Treppenhausreinigung, Gartenpflege und Schornsteinfeger gesondert aus. Dein Mieter kann einen Teil davon als haushaltsnahe Dienstleistungen oder Handwerkerleistungen von der Steuer abziehen (§ 35a EStG) und wird danach fragen.
Schritt 7: Zustellen und abschließen
- Zugang zählt, nicht der Versand. Wird es knapp, gib die Abrechnung persönlich ab – am besten mit Zeugen – oder schick sie per Einwurf-Einschreiben.
- Zahlungsfrist nennen. Eine Nachzahlung wird erst mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung fällig; nenne ein Datum, üblich sind etwa 30 Tage. Ein Guthaben zahlst du aus oder verrechnest es mit der nächsten Miete.
- Vorauszahlungen anpassen. Nach einer Abrechnung darf jede Seite die Vorauszahlungen in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Im Beispiel wären 127 € statt 120 € im Monat angemessen.
- Belege bereithalten. Dein Mieter darf die Rechnungen hinter der Abrechnung einsehen und hat zwölf Monate Zeit für Einwände.
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