Glossar
Die Begriffe rund um E-Rechnung, Rechnungsstellung und Abrechnung — kurz erklärt, ohne Beratersprache. Wo es ein Werkzeug dazu gibt, steht der Link dabei.
- DATEV-Export
Ein Buchungsstapel im Format der DATEV, dem Rechenzentrum der Steuerberater. Ein Rechnungsprogramm mit DATEV-Export gibt seine Rechnungen so aus, dass die Kanzlei sie ohne Abtippen einlesen kann. Dafür braucht es Beraternummer und Mandantennummer aus der Kanzlei.
- E-Rechnung
Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 — also eine Datei, die ein Programm auslesen kann, ohne dass jemand abtippt. In Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch kein besonders schönes. Seit 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zum Ausstellen kommt 2027 und 2028.
- EN 16931
Die europäische Norm, die festlegt, welche Angaben eine elektronische Rechnung enthalten muss und wie sie zusammenpassen — rund 160 Felder und Geschäftsregeln, etwa dass Positionssummen, Steuerbemessungsgrundlagen und Gesamtbetrag exakt aufgehen. XRechnung und ZUGFeRD sind Umsetzungen dieser Norm.
- Factur-X
Der französische Name für ZUGFeRD. Beide Standards werden gemeinsam entwickelt und sind seit Version 2 technisch deckungsgleich. Eine Factur-X-Rechnung aus Frankreich lässt sich wie ZUGFeRD verarbeiten.
- GiroCode
Ein QR-Code nach dem europäischen Standard EPC069-12, der Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck enthält. Der Zahler scannt ihn mit der Banking-App, die Überweisung ist ausgefüllt. Gehört neben die Bankverbindung auf jede Rechnung.
- GoBD
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form" des Bundesfinanzministeriums. Für Rechnungen heißt das vor allem: fortlaufende Nummern ohne Lücken, keine nachträglichen Änderungen an ausgestellten Rechnungen, Aufbewahrung acht Jahre — bei E-Rechnungen als XML, nicht als Ausdruck.
- Kleinbetragsrechnung
Eine Rechnung bis 250 € brutto. Für sie gelten reduzierte Pflichtangaben nach § 33 UStDV, und sie ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen — Papier oder PDF bleiben erlaubt.
- Kleinunternehmerregelung
§ 19 UStG: Wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz macht, weist keine Umsatzsteuer aus und führt keine ab — kann aber auch keine Vorsteuer ziehen. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft befreit, vom Empfangen nicht. Auf jeder Rechnung muss der Hinweis auf § 19 stehen.
- Leitweg-ID
Eine Adresse für Rechnungen an Behörden. Sie sagt der zentralen Eingangsstelle, an welche Stelle und Abteilung eine XRechnung weitergeleitet wird. Steht auf der Bestellung des Auftraggebers und gehört in das Feld Käuferreferenz. Bei Rechnungen an Unternehmen nicht nötig.
- PDF/A-3
Das Archivformat für PDF, in dem Schriften eingebettet und Farbräume definiert sind — und das als einzige PDF-Variante Anhänge erlaubt. Deshalb ist es die Grundlage für ZUGFeRD: Ein ZUGFeRD-PDF muss PDF/A-3 sein, sonst erkennen es viele Programme nicht.
- Peppol
Ein europäisches Netzwerk zum Austausch von E-Rechnungen zwischen zertifizierten Zugangspunkten. In Deutschland bisher vor allem im öffentlichen Bereich; für die B2B-Pflicht ist Peppol nicht vorgeschrieben — der Versand per E-Mail genügt.
- Reverse Charge
Die Umkehr der Steuerschuld nach § 13b UStG: Nicht der Leistende, sondern der Empfänger schuldet die Umsatzsteuer. Gilt etwa bei Bauleistungen zwischen Unternehmern und bei Leistungen aus dem EU-Ausland. Auf der Rechnung steht keine Steuer, dafür der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"; in der E-Rechnung ist das die Steuerkategorie AE.
- Skonto
Ein Preisnachlass für schnelle Zahlung, meist 2 bis 3 % bei Zahlung innerhalb von 7 bis 14 Tagen. Auf das Jahr gerechnet ein zweistelliger Zinssatz — deshalb lohnt es sich fast immer, Skonto zu ziehen. Wer Skonto gewährt, muss es mit Satz und Frist auf der Rechnung ausweisen.
- UBL und CII
Die zwei erlaubten XML-Syntaxen für XRechnung. UBL (Universal Business Language) stammt aus dem OASIS-Standard, CII (Cross Industry Invoice) von UN/CEFACT. Beide sind zulässig und werden von Behörden akzeptiert; ZUGFeRD nutzt ausschließlich CII.
- Verzugszinsen
Zinsen, die ein Schuldner ab Eintritt des Verzugs schuldet, § 288 BGB: Basiszinssatz plus 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern, plus 9 bei Unternehmern. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank festgesetzt. Bei Unternehmern kommt eine Pauschale von 40 € dazu.
- VOB
Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen. Teil C enthält je Gewerk die Regeln für das Aufmaß — etwa dass Öffnungen bis 2,5 m² übermessen, also nicht abgezogen werden. Gilt, wenn sie vereinbart ist; bei Privatkunden oft als Abrechnungsbasis üblich.
- XRechnung
Der deutsche Standard für E-Rechnungen an Behörden, seit 2020 Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern. Eine reine XML-Datei in einer von zwei Syntaxen, UBL oder CII, ohne lesbaren Anteil. Aktuell in Version 3.x. Braucht bei Rechnungen an Behörden eine Leitweg-ID.
- ZUGFeRD
Ein hybrides Rechnungsformat: ein PDF, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, das Programm liest die Daten. Es gibt mehrere Profile — nur ab EN 16931 gilt die Datei gesetzlich als E-Rechnung. Technisch identisch mit dem französischen Factur-X.